Tình huống: Trong ví dụ này, công ty chúng tôi sử dụng SAP Business One và có trụ sở tại Vương quốc Anh. Chúng tôi không những bán hàng hóa cho nhiều quốc gia trong Liên minh Châu Âu, mà còn với Nga và Trung Quốc. Hàng hóa thường được vận chuyển bằng tàu nên việc giao hàng có thể mất từ vài ngày đến vài tuần. Pháp luật địa phương yêu cầu ghi nhận doanh thu (revenue) khi chúng được thanh toán hoặc khi hóa đơn được phát hành. Điều này trái với yêu cầu của IFRS. Do đó, kế toán viên cần phải xây dựng một quy trình để đảm bảo rằng các điều kiện giao hàng (còn gọi là Incoterms) được đáp ứng thì doanh thu có thể được ghi nhận.

 

Cấu hình giải pháp trong hệ thống ERP SAP Business One (ERP SAP B1):

Người dùng SAP Business One có thể sử dụng quy trình sau để lọc và phân tích các thuộc tính của chứng từ liên quan nhằm giúp cho việc ghi nhận doanh thu  được chính xác. Vì cần phải theo dõi các giá trị trên các tài khoản cụ thể, khuyến nghị là chia các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thành các nhóm sau:

• Nhóm 1: dành cho các quy định của Luật pháp địa phương
• Nhóm 2: dành cho IFRS
• Nhóm 3: dành cho mục đích chung

Điều kiện tiên quyết: tất cả các tài khoản kế toán hiện có được tạo dựa trên luật pháp địa phương và chỉ cần tạo thêm các tài khoản IFRS dành cho mục đích phân biệt trong quá trình xác định doanh thu theo chuẩn IFRS.

Trong ví dụ của chúng tôi, cần tạo các tài khoản kế toán sau:

• Tài khoản điều chỉnh doanh thu IFRS (revenue correction account)
• Tài khoản bù trừ IFRS (offsetting account)

Công ty chúng tôi có hợp đồng quy định cụ thể các điều kiện giao hàng với khách hàng. Dựa trên những hợp đồng này, kế toán viên của chúng tôi có thể xác định sự kết hợp tiềm năng giữa Incoterms và từng quốc gia. Sử dụng chức năng Reference Fields Link giữa Hóa đơn bán hàng / A/R Invoice (Administration – Setup – Reference Fields Link) và phiếu hạch toán kế toán (Journal Entry) để ánh xạ thông tin làm cơ sở điều chỉnh và ghi nhận phù hợp với chuẩn mực của IFRS.

Trong ví dụ này, điều kiện incoterm ‘DES’ (Giao tại tàu) chỉ ra rằng hàng hóa được giao tới cảng mà thời gian vận chuyển thông thường là 2 tuần. Chúng tôi nắm bắt thông tin liên quan đến quốc gia nơi đến và các điều khoản incoterms liên quan đến chứng từ bằng cách sử dụng các trường do người dùng xác định ở cấp tiêu đề (user-defined fields on header level of the document). Sử dụng chức năng Reference Fields Link, sau đó ánh xạ dữ liệu từ hóa đơn bán hàng (A/R Invoice) vào phiếu hạch toán kế toán (Journal Entry)

Trong báo cáo sổ kế toán (General Ledger) hoặc nhật ký chứng từ (Document Journal), chọn ‘‘Expanded Selection Criteria’ người dùng có thể dùng để lọc các giá trị của UDF mà mình quan tâm khi thực thi báo cáo. Ở đây các tiêu chí liên quan đến chứng từ AR invoice là ‘Incoterm’ và ‘Country’. Dựa trên phân tích này, với thông tin liên quan đến việc giao hàng và điểm đến, việc ghi nhận doanh thu tương ứng có thể thực hiện điều chỉnh đối với các tài khoản doanh thu IFRS,…

Do đó, kế toán viên có thể kiểm tra và xác thực các giá trị trong các tài khoản liên quan đến IFRS tương ứng. Trong ví dụ trên số tiền 1860 EUR sẽ được loại trừ khỏi số dư tổng thể 2760 EUR.

Tài liệu tham khảo: How to Recognize Revenue According to IFRS in SAP Business One