I. GIỚI THIỆU

Tài liệu hường dẫn sử dụng là tài liệu cơ bản để trong quá trình triển khai giải pháp SAP Business One. Tài liệu này hướng dẫn sử dụng tính năng import from Excel cho danh mục hàng hóa/vật tư (Item Master Data).
Video sẽ mô tả quy trình import danh mục hàng hóa giả định:

Lưu ý:
Hệ thống SAP Business One không hỗ trợ xóa dữ liệu, do vậy người dùng cần hết sức thận trọng khi sử dụng chức năng Import. Sau khi import nếu phát hiện có sai sót thì chỉ có cách thực hiện hủy (Remove) từng Item Master Data có sai sót nếu chưa phát sinh giao dịch liên quan khác.

II. CHỨC NĂNG IMPORT

Đây là chức năng chuẩn của hệ thống SAP Business One. Để sử dụng, truy cập đường dẫn sau: Administration >>> Data Import/Export >>> Data Import >>> Import from Excel. Xong chọn “Item” từ danh mục
Hoặc sử dụng Search box với từ khóa:” Import”. Hệ thống hiển thị các đề mục có từ khóa và click chọn Import from Excel.

III. MAPPING DỮ LIỆU HÀNG HÓA THEO TRÌNH TỰ CỘT CỦA FILE EXCEL

Để import các dữ liệu hàng hóa/vật tư (Item), người dùng cần mapping dữ liệu cần import với các field của Item Master Data. Tiếp đến chuẩn bị dữ liệu theo cấu trúc đã mapping, và sau đó tiến hành import vào hệ thống.
Hình bên dưới mô tả các trường có trên Item Master Data:

Sau khi hoàn tất mapping, nhấn nút Save as Template để lưu lại và sử dụng cho các lần import sau này. Người dùng có thể tạo các kịch bản import khác nhau và lưu thành nhiều biến thể. Sau này chỉ việc chọn sử dụng biến thể nào khi thực hiện import.

IV. CHUẨN BỊ DỮ LIỆU Ở EXCEL

Dựa vào trật tự các mapping, điền dữ liệu tương ứng ở các cột ở Excel (không header). Sau khi hoàn tất, chọn lưu thành định dạng Unicode Text.

Ví dụ bảng mapping sẵn sàng import trước khi lưu theo định dạng txt.

(**) Lưu ý: Close file .txt vừa tạo trước khi thực hiện tiếp các bước Import

V. THAO TÁC IMPORT

Chọn chức năng Import from Excel, chọn “Item” sau đó thao tác tuần tự:
1. File to Import: chọn vào dấu (…)
2. Tìm chọn tập tin đạng Unicoded Text lưu từ file Excel (đã chuẩn bị trước đó)
3. Click chọn Open.
4. Click chọn tiếp Import để thực hiện nhập dữ liệu.
5. Hệ thống sẽ thông báo màu xanh lá khi import thành công. Trường hợp thất bại sẽ xuất hiện một cửa sổ Message box để thông báo về lỗi gặp phải
6. Kiểm tra kết quả các dữ liệu đã import.

Bước quan trong: cập nhật thủ công UoM Group (Unit of Measure Group) trên header của mỗi Item Master Data vừa nhập vào hệ thống. Thay đổi từ Manual thành đơn vị tính có trong danh mục. Đây là một hạn chế của chức năng Import này. Vào link để biết thêm chi tiết.

(*)Biết thêm về setup danh mục UoM Group và UoM ở đây.

VI. Video hướng dẫn