I.Tổng quan về A/R Invoice

• A/R Invoice, viết đầy đủ là Account Receivable Invoice.
• Hóa đơn phải thu (A/R Invoice) là một yêu cầu thanh toán hướng đến khách hàng. Việc tạo hóa đơn A/R ghi lại doanh thu trong báo cáo lời lỗ của hệ thống.
• Sau khi được thêm, A/R Invoice sẽ tự động tạo hạch toán vào tài khoản khách hàng và doanh thu tương ứng.

II. Tạo A/R Invoice

II.1- A/R Invoice kế thừa từ Delivery

Người dùng của bộ phận Kế Toán thường giữ vai trò tạo mới AR Invoice, ghi nhận yêu cầu thanh toán đối với khách hàng sau khi việc giao hàng (Delivery) đã hoàn tất.

a) Hướng dẫn thao tác:

• • • Truy cập vào A/R Invoice thuộc phân hệ Sales- A/R. Chọn nhập mã khách hàng cần xuất hóa đơn.
    • Nhập ngày tạo giao dịch (Posting date), ngày chứng từ (Document date). Riêng ngày hiệu lực (Due date) được tính tự động tùy thuộc vào Payment Term đã xác định cho hóa đơn.
    • Chọn loại giao dịch hàng hóa (Item Type) hoặc dịch vụ (Service type)
    • Chọn Copy from Deliveries và thực hiện chọn dữ liệu cần sao chép trên chức năng Draw Document Wizard.
    • Xem trước hạch toán
    • Chọn Add& View để lưu vào hệ thống.

b) Video hướng dẫn

Click vào đường dẫn để xem

II.2- Hóa đơn A/R Invoice và Thanh toán

• • • Sử dụng hóa đơn thanh toán để bán hàng bằng tiền mặt cho khách hàng mua một lần, khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền trên hóa đơn ngay lập tức.
    • Khách hàng phải thanh toán đầy đủ số tiền trên hóa đơn. Việc cố gắng nhập một phần thanh toán sẽ tạo ra thông báo lỗi.
    • SAP Business One quản lý hóa đơn có thanh toán giống như hóa đơn A/R Invoice tiêu chuẩn. Hạch toán kế toán và ghi giảm tài khoản tồn kho cũng sẽ được ghi nhận tự đọng khi người dùng tạo mới giao dịch vào hệ thống.

a) Hướng dẫn thao tác:

• • • Truy cập vào phân hệ Sales – A/R, chọn tiếp A/R Invoice+Payment.
    • Chọn nhập mã khách hàng cần xuất hóa đơn. Ví dụ đã tạo mới một khách hàng được đánh dấu là khách mua một lần vào BP Master Data.
    • Nhập ngày tạo giao dịch (Posting date), ngày chứng từ (Document date) và ngày hiệu lực (Due date) cùng là ngày thực hiện giao dịch.
    • Chọn loại tiền tệ sẽ giao dịch.
    • Chọn tiếp loại giao dịch hàng hóa hay dịch vụ (Item type hoặc Servie Type)
    • Nhập tiếp chi tiết danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ bán trên Tab Contents. Có thể dùng Form setting để điều chỉnh cột trong lưới.
    • Chọn vào biểu tượng Payment Means, ghi nhận hình thức thanh toán và tổng giá trị tiền khách hàng chi trả.
    • Click phải và chọn xem trước hạch toán (Journal Entry Preview). Hệ thống sẽ tự động sinh 2 phiếu hạch toán (JE-Journal Entry). Trong đó, 1 JE hạch toán lên tài khoản tồn kho, JE còn lại là hạch toán tăng tài khoản tiền.
    • Chọn Add& View để lưu vào hệ thống.

b) Video hướng dẫn

Click vào đường dẫn để xem