I. Tổng quan

• Hóa đơn trả nhà cung cấp (A/P Invoice- Account Payable Invoice)

  

Account Payable Invoice- A/P Invoice

• A/P invoice trong hệ thống SAP Business One có vai trò như một yêu cầu chi trả và được hệ thống ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Bạn luôn có thể tạo AP Invoice từ nhiều phiếu mua hàng (PO) và phiếu nhận hàng (GRPO). Bạn không thể thay đổi hạch toán kế toán của AP Invoice khi đã phát sinh giao dịch trong hệ thống.
• Khi bạn nhận được hóa đơn A/P, SAP Business One sẽ hạch toán vào tài khoản của nhà cung cấp và vào hệ thống kế toán.
• Thường thì thao tác trên AP Invoice thuộc vai trò của Kế toán

II. Hướng dẫn tạo mới

a. Tạo mới AP Invoice-Copy from GRPO

1. Để mở cửa sổ vào menu chính> chọn phân hệ Purchasing- A/P> chọn A/P Invoice
2. Cửa sổ AP Invoice ở chế độ tạo mới, chọn mã NCC, chọn Copy from GRPO.
3. Nhập các tham số về ngày: Posting date, Document date,…
4. Chọn tham số trên Draw Document Wizard
5. Có thể chọn sao chép kế thừa từ nhiều GRPO, rà soát ghi nhận số lượng và đơn giá hàng hóa trên mỗi dòng.
6. Chọn Finish để hoàn tất bước Draw Documents

b.Tạo mới AP Invoice-Copy from PO

1.Cách này được áp dụng khi gao dịch không qua nhập kho, ví dụ đơn hàng mua dịch vụ.
2. Để mở cửa sổ vào menu chính> chọn phân hệ Purchasing- A/P> chọn A/P Invoice
3. Cửa sổ AP Invoice ở chế độ tạo mới, chọn mã NCC, chọn Copy from Purchase Orders.
4. Lập lại các bước tương tự như trên.
5. Chọn Finish để hoàn tất bước Draw Documents

6. Kiểm tra lại tất cả dữ liệu trên AP Invoice và các tab chính. Chọn Add&View để lưu AP Invoice vào hệ thống.

c. Kết quả

• Hệ thống báo màu xanh lá nghĩa là tạo AP Invoice thành công.
• Tại AP Invoice click phải chuột chọn Relationship Map sẽ nhìn thấy tổng quan luồng giao dịch mua hàng.
• Bước tiếp theo của quy trình sẽ là chi tiền trả nhà cung cấp. Dùng Incoming Payments trong phân hệ Banking.
• Đây là luồng quy trình mua hàng tiêu biểu và đơn giản. Smartis sẽ bổ sung thêm bài viết về các quy trình khác.

d. Video hướng dẫn

Click vào link xem video