I. Giới thiệu chung

Doanh nghiệp thường có nhiều giao dịch cần thực hiện lập đi lập lại theo định kỳ, ví dụ như: tiền thuê nhà hàng tháng, tiền dịch vụ bảo vệ mỗi tuần. Trên SAP B1 có tính năng cho phép người dùng soạn trước các bút toán định kỳ; khi đến thời hạn sẽ tiến hành hạch toán chính thức vào hệ thống. Tính năng thuộc phân hệ Financials, gọi là Recurring Postings.

II. Recurring Postings

1. Tạo danh mục bút toán định kỳ mới

Bước thực hiện:

1. Theo đường dẫn: Menu chính> vào phân hệ Financials> chọn Recurring Postings
2. Nhập dữ liệu cho cửa sổ Recurring Postings: mã đại diện không quá 8 ký tự, tên mô tả và các thông tin chính.
3. Chọn tài khoản kế toàn và ghi nhận giá trị hạch toán. Bút toán phải cân. Lưu ý: giá trị hạch toán chỉ là ước lượng, người dùng có thể thay đổi khi đến thời điểm tiến hành- Excecute.
4. Tại góc dưới bên phải cửa sổ Recurring Postings, chọn Frequency: tần xuất thực hiện bút toán. Trạng thái mặc định luôn là Monthly– theo tháng.
5. Chỉ định ngày “on date” vào ngày mấy của tháng.
6. Chọn thời hạn của bút toán định kỳ tại Valid until. 
7. Chọn Add lưu hoàn tất

Lưu ý: Hệ thống sẽ căn cứ vào dữ liệu ở bước 4, 5 và 6 để tự động chia thành các Instance-lần hạch toán. Sẽ nhìn thấy rõ trên Confirmation of Recurring Postings

2.Thực hiện bút toán định kỳ

Bước thực hiện:

1. Là thao tác chuyển các bút toán dự định thành bút toán chính thức. Từ bảng Confirmation List chọn bút toán định kỳ cần lưu thành JE.
2. Trước khi tiến hành người dùng có thể cập nhật giá trị hạch toán. Sự thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến các giao dịch định kỳ khác cùng chuỗi.
3. Chọn Excecute, hệ thống hiển thị câu hỏi “Do you want to save the posting to the permanent file ?” Chọn Add, hoàn tất.
4. Bút toán định kỳ đã được chọn Execute sẽ không còn hiển thị trong danh mục.

3.Hủy Recurring Postings

Bước thực hiện:

1. Từ bảng Confirmation List chọn vào dòng bút toán định kỳ cần Remove.
2. Chọn Remove, hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận. Chọn Remove, hoàn tất.

II.Video hướng dẫn

Click chọn vào đường dẫn để xem