I. Đóng đơn mua hàng (Closing Purchase Order)

1. Khi nào cần phải đóng đơn mua hàng?

Đơn hàng đã được kế thừa một phần sang chứng từ kế tiếp, ví dụ: Purchase Order 10 Items, đã nhận hàng (GRPO) 8 items và đã chi trả xong, hai bên mua bán đồng ý kết thúc giao dịch trên số lượng 8 Items. Trong hệ thống SAP B1 Purchase Order vẫn còn ở trạng thái open vì hệ thống đang hiểu là chưa hoàn thành. Vì vậy cần phải Close thủ công PO này.

2. Thao tác

Vào phân hệ Purchasing> Chọn Purchase Order> Dùng chế độ tìm kiếm, tìm đơn hàng cần đóng (đang trạng thái Open)

• Cách 1: Đứng trên cửa sổ báo giá đó, click phải và chọn Close trên menu
  Hoặc
• Cách 2: vào Menu bar> chọn Data> chọn Close

Hệ thống sẽ gửi thông báo với câu hỏi xác nhận chứng từ đã close sẽ không phục hồi lại được.

• • Chọn Yes-đồng ý close.
  • Chọn No-quay về cửa sổ PO.

3. Kết quả

Chứng từ chọn đóng sẽ có trạng thái (Status) là closed và không thể kế thừa sang chứng từ kế tiếp trong luồng mua hàng.

II. Hủy đơn hàng (Canceling purchase order)

1.Khi nào cần hủy đơn hàng?

Hủy một Purchase Order khi giao dịch đó có lỗi do sai dữ liệu hoặc đơn hàng đó không còn sử dụng được vì lý do khách quan khác, ví dụ: nhà cung cấp bị ngưng kinh doanh, do có thiên tai xảy ra.

2.Thao tác:

Vào phân hệ Purchasing> Chọn Purchase Order> Dùng chế độ tìm kiếm, tìm đơn hàng cần đóng (đang trạng thái Open)

• Cách 1: Đứng trên cửa sổ đơn hàng đó, click phải và chọn Cancel trên menu

Hoặc

• Cách 2: vào Menu bar> chọn Data> chọn Cancel

Hệ thống sẽ gửi thông báo với câu hỏi xác nhận chứng từ đã cancel-hủy sẽ không phục hồi lại được.

• • Chọn Yes-đồng ý cancel.
  • Chọn No-quay về cửa sổ PO.

3. Kết quả:

Sau đó, chứng từ mua hàng được chọn hủy sẽ có trạng thái (Status) là Canceled, và không thể kế thừa sang chứng từ kế tiếp trong luồng mua hàng.

III. Video hướng dẫn

Click vào đây để xem video