I. Giới thiệu Procurement Confirmation Wizard

Procurement Confirmation Wizards trong phân hệ Production tạm dịch là tính năng tự động tạo giao dịch mua hàng. Tính năng sẽ giúp người dùng tạo được giao dịch mua nguyên liệu (*), đáp ứng trực tiếp cho nhu cầu của một lệnh sản xuất đang có trên hệ thống. Cũng sẽ giúp ích cho người dùng quản lý được số lượng hàng nguyên liệu mua vào.

(*) Các giao dịch thuộc phân hệ Purchasing như: Purchase Request, Purchase Quotation, Purchase Order. 

II. Hướng dẫn

1. Điều kiện cần có trước khi vận hành tính năng này: 

• Người dùng được phân quyền thực hiện giao dịch Purchasing bao gồm: Purchase Request, Purchase Quotation và Purchase Order và phân quyền thực hiện Production Order.
• Cần có Lệnh Sản Xuất (Production Order) đang có status: Planned hoặc Release. 
• Item hàng hóa là thành phẩm của lệnh sản xuất cần được đánh dấu check box Procure Items trên header của Production Order.

Check box Procure Item trên Production Order

2. Hướng dẫn bước thao tác

Đã check box Procure Item trên lệnh sản xuất. Sau khi chọn Add hoặc Update trên Lệnh Sản Xuất, hệ thống sẽ tự động hiển thị cửa sổ Procurement Confirmation Wizard bao gồm 6 bước:

• Bước 1: Cửa sổ Procurement Confirmation Wizard hiển thị tự động Production Order tại trường Base Doc.. Hệ thống cũng sẽ tự động hiển thị mã Lệnh Sản Xuất và mô tả. Chọn vào biểu tượng xổ xuống sẽ nhìn thấy danh mục thành phần của Bill of Material của lệnh này.  

  Cách khác, theo đường dẫn Production chọn Procurement Confirmation Wizard và chọn Add ở Step 1 trong cửa sổ Product Numbers – Selection Criteria window. Có thể nhập mã Production Order, hệ thống sẽ lấy các lệnh sản xuất đã có kích hoạt Procure Items.

• Bước 2: Trên cửa sổ Base Documents, chọn loại là Production Order. Như vậy giao dịch mua hàng sau này sẽ có Base document là Production order.
• Bước 3: Trên cửa sổ Base Document Line Items, xổ xuống danh mục tại trường Target Document. Chọn một trong các giao dịch thuộc phân hệ Purchasing sau là kế thừa cho Production Order: Purchase Order, Purchase Quotation, Purchase Request, or Production Order.

Tại đây hệ thống sẽ tự động hiển thị Preferred Vendor nếu có thông tin này trên Item Master Data của thành phẩm sản xuất. Đối với trường hợp họn Purchase Order thì cần nhập mã nhà cung cấp mà sẽ đặt mua hàng.

Ngoài ra check box Create Draft Document giúp tạo ra Purchase Order nháp.

• Bước 4: Trên cửa sổ Consolidate, cân nhắc chọn một trong hai tùy chọn. Nếu không có nhu cầu thì chọn Next.
• Bước 5: Trên cửa sổ này cần xác định tùy chọn cho trường hợp xảy ra lỗi hệ thống sẽ cần làm gì tiếp. Chọn Next.
• Bước 6: Chọn Next hệ thống sẽ tự động sinh giao dịch (Target Document) đã được xác định ở bước 3.

3. Kết quả

Tất cả giao dịch được tạo mới bởi tính năng tự động này đều sẽ có Base Document là Production Order. Có thể dùng phím chức năng Base Document trên thanh công cụ để điều hướng đến cửa sổ Production Order. Ngoài ra có thể đứng trên cửa sổ của giao dịch và mở Relationship Map để xem tổng quát.

III. Video hướng dẫn

Click vào đường dẫn để xem video.