I. Bối cảnh quy trình báo giá mua hàng

Khi mua hàng, bạn cố gắng tìm mức giá tốt nhất cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn yêu cầu. Để làm như vậy, bạn gửi lời mời mua hàng tới một số nhà cung cấp để nêu rõ các điều khoản và điều kiện của họ. Chẳng hạn như giá cả hoặc ngày giao hàng đối với việc cung cấp nguyên liệu hoặc cung cấp dịch vụ, bằng cách gửi báo giá cho phía bạn.

Trong báo giá mua hàng này, các chi tiết về vật liệu hoặc dịch vụ, ví dụ: số lượng, ngày yêu cầu và thông tin nhà cung cấp, đều được nêu rõ. Bạn so sánh các báo giá nhận được và xác định nhà cung cấp mà bạn muốn đặt hàng.

Làm việc với các báo giá thường bao gồm các bước được nêu dưới đây.

II. Thủ tục

1.Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp.

Đại diện doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp về các mặt hàng mà doanh nghiệp cần mua. Thông thường yêu cầu báo giá sẽ được gửi qua email, fax hoặc các phương thức liên lạc riêng của doanh nghiệp.

2. Tạo chứng từ báo giá (Purchase quotations)

• • Danh mục các mặt hàng cần đặt mua được tổng hợp từ các nhu cầu nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ như: Yêu cầu mua hàng (Purchase Request).
  • Sau khi đã gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp và nhận về bản báo giá chính thức từ họ, tiếp tục ghi nhận vào hệ thống SAP B1 bằng giao dịch tạo mới báo giá (Purchase Quotation).
  • Bài viết hướng dẫn tạo báo giá trên SAP B1.

3. So sánh các báo giá

• • Mục đích so sánh để chọn ra nguồn cung tốt nhất từ đó sẽ tạo đơn mua hàng (Purchase Order). SAP B1 hỗ trợ so sánh chào giá từ nhà cung cấp bằng chức năng Purchase Quotation Comparison Report.
  • Xem bài viết hướng dẫn

4. Chọn nhà cung cấp phù hợp nhất để đặt hàng

• • Sau khi doanh nghiệp đã tham khảo kết quả so sánh về giá và cân nhắc cùng các tiêu chí khác của nhà cung cấp (discount, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, uy tín, chất lượng…); sẽ chọn ra báo giá phù hợp. Việc này đồng nghĩa với chọn Purchase Quotation trên hệ thống SAP B1 để tạo đơn mua hàng (Purchase Order) và đóng các báo giá khác.
  • Xem bài viết hướng dẫn về cách đóng, hủy và xóa báo giá trên hệ thống SAP B1.

Quy trình tiếp theo sẽ là đặt hàng (Purchase Order)