I. Tổng quan quy trình

Quy trình bán hàng bắt đầu từ việc đưa ra báo giá bán hàng hóa, xong đến bán hàng hóa (và dịch vụ) đến giao hàng và đến lập hóa đơn cho khách hàng. Mỗi bước bao gồm một tài liệu. Ví dụ như: đơn đặt hàng (Sales Order) hoặc hóa đơn phải thu (A/R Invoice). SAP Business One chuyển tiếp tất cả thông tin liên quan từ tài liệu này sang tài liệu tiếp theo trong luồng quy trình. Bạn có thể điều chỉnh các bước theo nhu cầu và quy trình kinh doanh của mình.

II. Dữ liệu chính

Dữ liệu chính bắt buộc phải có trong luồng giao dịch bán hàng:

1. Danh mục khách hàng (Business Partner Master Data hay viết gọn là BP Master Data).
2. Danh mục dữ liệu hàng hóa (Item master Data)

III. Quy trình

Quy trình bán hàng trong SAP Business One cần tạo các tài liệu chính sau:

1. Sales Quotation : gửi chào giá đến cho khách hàng tiềm năng về mặt hàng và dịch vụ đang kinh doanh.
2. Sales Order : ghi nhận thỏa thuận bán hàng với khách hàng. Giao dịch này rất quan trọng vì liên quan đến tính toán tồn kho khả dụng và lên kế hoạch thu mua hàng hóa, chuẩn bị nguồn lực và sản xuất.
3. Delivery : giao dịch được tạo để ghi nhận hành đã được xuất khỏi kho và giao cho khách hàng.
4. A/R Invoice: Sau khi bạn đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bạn lập hóa đơn cho khách hàng bằng hóa đơn phải thu (A/R Invoice). Với tài liệu này, bạn yêu cầu khách hàng thanh toán và ghi lại doanh thu vào báo cáo lời lỗ.
5. Outgoing Payment: thuộc phân hệ Banking, dùng để ghi nhận giao dịch thu tiền khách hàng.

Lưu ý

Để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, sau khi việc giao hàng (Delivery) và hóa đơn (A/R Invoice) đã được nhập vào SAP Business One bạn không thể xóa giao dịch và thay đổi bất kỳ dữ liệu kế toán nào trên các tài liệu này.